Utvecklingssamtal

Världen utvecklas. Därför måste också organisationer utvecklas och eftersom människorna är de som ska utveckla företaget så måste också människorna utvecklas. Det sägs ofta att personalen är den viktigaste tillgången och det nästan alltid sant. Eller alltid. För inga maskiner fungerar utan människor som talar om för maskinerna vad de ska göra.

Alltså ser den organisation som vill utvecklas till att också ta väl vara på sin personal. Det sker på många sätt, men om vi håller oss tillutveckling så måste det finnas någon struktur för detta och utvecklingssamtalen är en del i det.

De flesta företag och organisationer har något syfte. De har en affärsidé. Utifrån detta arbetar man mot de mål och visioner som organisationen har.

Många företag, i alla fall de större, har genomarbetade metoder och processer för utveckling av personalen och utvecklingssamtal. Om det inte finns där du jobbar så kan du ta tag i detta själv. Alltför många utvecklingssamtal är småsnack som inte leder någonstans och något chefer håller för att det ska göras snarare än att verkligen se till att använda dem på ett konstruktivt sätt. Som anställd behöver du inte vänta på chefen i dessa lägen. Du kan absolut ta tag i det själv.

Grunden

Se till att affärsidé, vision, strategier, mål och andra övergripande saker är på plats. Alla medarbetare måste förstå dessa, varför de är formulerade som de är och vart det ska leda. Om du inte har kunskap om detta så bör du be att få detta förklarat för dig innan du börjar med din egen utvecklingsplan. Om du ska veta vart du som person ska sträva, måste du veta vart företaget strävar.

Dina mål

• Sattes några mål vid förra samtalet? Börja med att följa upp dem. Hur väl har du nått målen? Om du inte nått dem, så varför?
  
  
• Mål ska vara realistiska så att de går att uppnå, de ska vara relevanta för både dig och verksamheten och de ska vara tidsbestämda.
  
  
• Du sätter dina egna mål för att nå företagets mål gemensamma mål. Ett mellanled kan vara att ditt affärsområde eller din avdelning också har mål som chefen har satt. Genom att bitvis bryta ner målen så är det lättare för varje enhet och individ att se hur man kan bidra till framgången.
  
  
• Dina mål kan både vara sådant som du redan känner till att det behöver göras, men här finns givetvis också plats för dina egna idéer. Du kanske känner till något som borde göras och som du gärna vill ta tag i? Kanske ska tidigare mål fortfarande finnas med för framtiden?
  
  
• Målen bör både vara att utföra vissa arbetsuppgifter och mål för din personliga utveckling och givetvis kan dessa hänga ihop. Finns det nya arbetsuppgifter du gärna vill ta dig an? Finns det någon utbildning som du behöver eller vill gå?

Din arbetssituation

• Hur fungerar ditt arbete? Hinner du med det du ska göra? Har du för lite eller för mycket att göra eller är det lagom? Om något förändras, hur förslår du att det förändras i så fall?
  
  
• Hur ser relationerna ut med kollegor, kunder, leverantörer och andra som du har kontakt med? Finns det något att utveckla och förbättra även här och hur tycker du att det ska vara och göras?
  
  
• Hur är din relation med chefen? Hur fungerar återkopplingen mellan dig och chefen i det dagliga arbetet? Det är kanske den svåraste och mest känsliga delen att ta upp, men den är viktig och även din chef bör vara intresserad av att prata om detta. Chefer är till för att se till att saker och ting fungerar och då behöver de få veta vad som är bra och dåligt. Missa inte att även ge din chef beröm om han eller hon förtjänar det.
  
• Vad tycker du är roligast att göra och finns det något som du tycker är mindre roligt?
  
  
• Vad engagerar dig mest och vad engagerar dig minst?
  
  
• Vilka är dina starka respektive svaga sidor? Hur kan du bäst använda dina starka sidor och hur kan du förbättra de svaga?
  
  
• Har du tillräckliga befogenhet för att ta det ansvar du har? Om inte, vilka befogenheter behöver du?

Ett utvecklingssamtal ska vara planerat och strukturerat. Det bästa är om både du och din chef går igenom frågorna och var och en för sig skriver ned vad ni tycker om de olika delarna innan samtalet. Vanligtvis brukar chefen leda samtalet bit för bit. En god ordning är att låta medarbetaren berätta först hur han eller hon ser på saken och att chefen sedan berättat.

Se till att ni har en tid avsatt och tillräckligt med tid för att hinna igenom hela samtalet. Välj en plats där ni får vara ifred, stäng av mobiltelefoner och annat som stör.

Även om det ibland kan vara känsliga saker att ta upp bör man anstränga sig för att verkligen skapa och upprätthålla en trevlig samtalston. Det vinner båda på. Är man inte överens så håller man sig till sakfrågan och går inte till personangrepp. Att lyssna på varandra är viktigt. De flesta människor är utrustade med två öron och en mun...

Man kan också vara överens om att man inte är överens, så behöver det inte bli så dramatiskt. Och om någon av parterna känner att man vill tänka på (sova på) saken så kan man förstås komma överens om det.

Personliga bekymmer

Om man har personliga bekymmer som påverkar arbetet så kan man ta upp dessa. Men chefen är inte terapeut och ska inte lösa dina personliga problem. Du berättar om dem om bara om det är relevant för jobbet, men om din chef erbjuder någon form av stöd eller hjälp och du gärna vill ta emot den så finns inget som hindrar. Kanske en kontakt med företagshälsovården kan vara ett sätt att hjälpa till.

Vänta inte på samtalet

Ett utvecklingssamtal ska vara en positiv upplevelse och ge både chef och medarbetare insikter och inspiration samt helst samstämmighet om mål och utveckling. Är man inte överens så är det förstås ändå företagets och chefens beslut som gäller. Det är vanligt att man har utvecklingssamtal som en ordentlig genomgång en gång om året, ibland två. Men vänta inte på samtalet om du känner att du har önskemål eller synpunkter. Det kan ju i värsta fall innebära att du går i nästan ett helt år innan du framför något viktigt. En kontinuerlig återkoppling till varandra kring resultat, mål, ambitioner och relationer är viktigt.